Jak działają akcje automatyczne
Akcja automatyczna to reguła: gdy coś się wydarzy, a warunki są spełnione, Ritevo wykonuje ustalone kroki za Ciebie. Wszystko, co robi akcja, możesz też zrobić ręcznie - akcja tylko Cię w tym wyręcza.
Dwa rodzaje akcji
Akcje tworzysz osobno dla zamówień i osobno dla wiadomości. Działają tak samo, różnią się tym, na co reagują i co potrafią zrobić:
- Akcje dla zamówień - reagują na zmiany w zamówieniu i potrafią zmienić status, wystawić dokument, utworzyć przesyłkę, wydrukować etykietę, zaktualizować dane zamówienia i wiele innych.
- Akcje dla wiadomości - reagują na wiadomości od klientów i potrafią odpowiedzieć za Ciebie, także z pomocą AI, przypisać wątek do użytkownika, ustawić status i wiele innych.
Z czego składa się akcja
- Wyzwalacz - jedno zdarzenie, które uruchamia akcję, na przykład Zmiana statusu zamówienia albo Nowy wątek. Każda akcja ma dokładnie jeden wyzwalacz.
- Warunki - opcjonalne. Zawężają akcję, na przykład tylko do opłaconych zamówień albo tylko do wiadomości od klienta. Możesz dodać do 50 warunków.
- Kroki - to, co Ritevo ma zrobić. Co najmniej jeden, najwyżej 50. Wykonują się po kolei. W formularzu to karty Akcja #1, Akcja #2 i kolejne, dodawane przyciskiem Dodaj krok.
- Strefa czasowa wykonania - według niej liczone są warunki z godziną i dniem tygodnia.
- Aktywna / Nie aktywna - działają tylko akcje aktywne. Wyłączona akcja zostaje zapisana, ale nic nie robi.
Wszystko ustawiasz w jednym formularzu: u góry ustawienia podstawowe, po lewej warunki, po prawej kroki.
Jak Ritevo wykonuje akcję
- Dzieje się coś, co jest wyzwalaczem - niezależnie od tego, czy zmianę zrobiłeś Ty, przyszła z kanału sprzedaży, czy wykonała ją inna akcja.
- Ritevo bierze wszystkie aktywne akcje z tym wyzwalaczem.
- Dla każdej sprawdza warunki. Jeśli któryś nie jest spełniony, ta akcja się nie wykonuje.
- Wykonuje kroki po kolei. Następny krok zaczyna się dopiero wtedy, gdy poprzedni się udał.
- Każde wykonanie zapisuje w audycie.
Jeśli do jednego zdarzenia pasuje kilka akcji, wykonają się wszystkie. Akcje nie mają priorytetów ani ustalanej kolejności, więc nie buduj akcji, które zależą od tego, która zadziała pierwsza.
Gdy kolejność ma znaczenie, masz dwa sposoby - wybierz ten, który wolisz:
- Jedna akcja z kilkoma krokami. Kroki zawsze wykonują się po kolei, a następny zaczyna się dopiero po udanym poprzednim. To najprostszy i najpewniejszy sposób.
- Łańcuch akcji. Ostatni krok akcji A jest wyzwalaczem akcji B - na przykład A kończy się krokiem Utwórz przesyłkę, a B ma wyzwalacz Stworzono przesyłkę. Przydaje się, gdy drugą część chcesz mieć osobno: z własnymi warunkami albo do wyłączenia niezależnie od pierwszej.
Jak działają warunki
- Wszystkie warunki akcji muszą być spełnione jednocześnie. Nie ma warunku „albo" między warunkami.
- W jednym warunku możesz wybrać kilka wartości - wtedy wystarczy dowolna z nich. Na przykład w warunku Integracja jest wybierasz z listy swoich integracji jedną albo kilka: Allegro i eBay oznacza „zamówienie z Allegro albo z eBay".
- Przedział ustawiasz dwoma warunkami: od i do. Na przykład godziny pracy to Godzina wykonania akcji od 08:00 i Godzina wykonania akcji do 16:00.
- Godziny i dni tygodnia liczone są w strefie czasowej ustawionej w akcji. Godzinę w formularzu wpisujesz jednak według czasu swojego komputera. Dlatego zostaw w akcji strefę, którą formularz ustawia sam - Twoją własną. Wtedy Godzina wykonania akcji od 08:00 oznacza po prostu 8:00 u Ciebie, także gdy klient jest w innym kraju. Jeśli zmienisz strefę akcji na inną niż Twoja, wpisana godzina przesunie się o różnicę między strefami. Zmiana czasu na letni i zimowy jest uwzględniana sama.
- Przedział przechodzący przez północ (na przykład 22:00-05:00) wymaga dwóch akcji: jednej z warunkiem od 22:00 i drugiej z warunkiem do 05:00. Formularz pozwoli ustawić oba warunki w jednej akcji, ale taka akcja nigdy się nie wykona - każdy warunek jest sprawdzany osobno, a żadna godzina nie jest jednocześnie po 22:00 i przed 05:00.
Rozgałęzienia w kroku
Krok może mieć rozgałęzienia, czyli kilka wariantów z własnymi warunkami. Przydaje się, gdy ta sama akcja ma zrobić co innego zależnie od zamówienia lub wiadomości.
- Ritevo sprawdza warianty po kolei i wykonuje pierwszy, którego warunki są spełnione.
- Jeśli żaden wariant nie pasuje, wykonuje akcję domyślną kroku.
- Jeśli krok nie ma akcji domyślnej, cała akcja się zatrzymuje, a w audycie zobaczysz Akcja zatrzymana przez warunki.
- Rozgałęzienia mają jeden poziom - wariant zawiera jedną czynność, nie kolejne kroki.
Ochrona przed zapętleniem
Akcja zmienia dane, a zmiana danych może być wyzwalaczem. Ritevo pilnuje, żeby akcje nie nakręcały się w nieskończoność - na trzy sposoby:
- Akcja nigdy nie uruchamia samej siebie. Jeśli akcja z wyzwalaczem Zmiana statusu zamówienia sama zmienia status, nie wystartuje przez to drugi raz.
- Akcje mogą uruchamiać inne akcje, ale nie w kółko. Ostatni krok akcji A może uruchomić akcję B, a ta akcję C. Gdy jednak zapis lub włączenie akcji zamknęłoby koło (A uruchamia B, B uruchamia A - także przez więcej akcji), Ritevo tego nie zapisze i pokaże błąd o wykrytym nieskończonym cyklu. Liczą się tylko akcje aktywne.
- Bezpiecznik w trakcie działania. Jeśli mimo wszystko akcje wykonują się na tym samym zamówieniu lub wątku zbyt wiele razy w krótkim czasie, Ritevo je wstrzymuje. W audycie zamówień albo wiadomości zobaczysz wtedy wpis Wykryto nieskończoną pętlę razem z akcją i krokiem, na którym to się stało. Twoje ręczne zmiany nigdy nie są w ten sposób blokowane.
Audyt wykonania
Każde wykonanie akcji jest zapisywane w audycie: Ustawienia → Audyt, osobno dla zamówień i dla wiadomości. Wpisy możesz filtrować po akcji i po wyniku. Możliwe wyniki:
- Akcja trwa dalej - krok się wykonał, są kolejne.
- Akcja zakończona - wykonał się ostatni krok.
- Akcja zatrzymana przez warunki - w kroku z rozgałęzieniami nie pasował żaden wariant.
- Wykryto nieskończoną pętlę - zadziałał bezpiecznik.
- Błąd - krok się nie udał, na przykład integracja odrzuciła żądanie. Wpis zawiera opis błędu. W akcjach dla zamówień po błędzie kroku z integracją - przesyłka, przesłanie dokumentu do księgowości, wydruk - akcja idzie dalej: Kroki, które czekają na zewnętrzny system. Po błędzie pozostałych kroków kolejne kroki tej akcji już się nie wykonają.
Czego akcje nie robią
- Nie uruchamiają się o ustalonej porze. Nie ma wyzwalacza „codziennie o 8:00" - czas występuje tylko jako warunek.
- Nie czekają. Nie ma kroku „odczekaj godzinę" ani „wyślij po 2 dniach".
- Nie da się ich uruchomić ręcznie na wybranym zamówieniu lub wątku. Akcję możesz tylko włączyć albo wyłączyć.
- Jedna akcja ma jeden wyzwalacz. Dla dwóch zdarzeń utwórz dwie akcje.
- Limity: do 1000 akcji na firmę, do 50 kroków i 50 warunków w akcji.