wFirma

Integracja z wFirma przesyła do wFirma faktury i paragony wystawione w Ritevo. Podłączasz ją kluczami API z panelu wFirma i wybierasz firmę, do której mają trafiać dokumenty.

Integracji wFirma możesz dodać dowolnie wiele, także kilka dla tego samego konta - na przykład z innymi danymi albo innymi ustawieniami wystawiania dokumentów. Każda działa osobno.

Jakie dokumenty przesyła

• Faktura VAT - trafia do wFirma jako faktura VAT albo faktura bez VAT, zależnie od ustawienia Faktura z VAT na stronie integracji.
• Paragon - trafia do wFirma jako paragon z VAT albo bez VAT, zależnie od ustawienia Paragon z VAT na stronie integracji.
• Korekta faktury - nie jest obsługiwana.

Jak wygenerować klucz API

Klucze API tworzysz w panelu wFirma. Secret Key wFirma pokazuje tylko raz, więc skopiuj oba klucze od razu - wkleisz je w Ritevo przy dodawaniu integracji.

1. Zaloguj się do wFirma.
2. Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo → Aplikacje → Klucze API i kliknij Dodaj.
3. Wpisz nazwę, na przykład „Ritevo", i potwierdź hasłem do wFirma.
4. Skopiuj Access Key i Secret Key.

Podłączenie konta

Zacznij w Ritevo:

1. Wejdź w Integracje w lewym panelu i kliknij Dodaj integrację w prawym górnym rogu.
2. W sekcji Księgowość wybierz kafelek wFirma.
3. Wklej Klucz dostępu (Access Key) i Klucz tajny (Secret Key) i kliknij Kolejny krok. Sprawdzamy klucze w wFirma - jeśli są błędne, zobaczysz błąd zwrócony przez wFirma.
4. Z listy Wybierz firmę wybierz firmę z Twojego konta wFirma i kliknij Utwórz integrację. Otworzą się ustawienia nowej integracji.

Ustawienia integracji

Nazwą integracji jest nazwa firmy pobrana z wFirma - nie da się jej zmienić. Na stronie integracji znajdziesz:

• Ustawienia integracji - stałe zasady: przesyłamy tylko kwoty brutto, numer dokumentu nadaje wFirma według swojej numeracji, a wFirma przyjmuje tylko polskie stawki VAT - więcej niżej.
• Twórz kontrahentów - po włączeniu wFirma dopisuje kupującego do listy kontrahentów, jeśli jeszcze go tam nie ma. Domyślnie wyłączone.
• Faktura z VAT / Faktura bez VAT - rodzaj faktury tworzonej w wFirma. Domyślnie z VAT.
• Paragon z VAT / Paragon bez VAT - rodzaj paragonu tworzonego w wFirma. Domyślnie z VAT.
• Zaktualizuj dane logowania - podajesz nowe klucze API tej samej firmy.

Przesyłanie dokumentów

Dokumenty wystawiasz w zamówieniu. Do wFirma przesyłasz je na dwa sposoby:

• Ręcznie - w szczegółach dokumentu, w karcie Zew. systemy księgowe, kliknij przycisk z nazwą konta wFirma. Przycisk pojawia się tylko przy dokumentach, które ta integracja obsługuje.
• Automatycznie - krokiem Prześlij fakturę do zew. systemu księgowego albo Prześlij paragon do zew. systemu księgowego w akcjach dla zamówień.

Przesyłanie dokumentów najlepiej zaplanować po kolei - najpierw wystawienie, potem przesłanie:

• Faktura - pierwsza akcja kończy się krokiem Wygeneruj fakturę. Druga startuje wyzwalaczem Faktura(dodanie/usunięcie), ma warunek Posiada fakturę i krok Prześlij fakturę do zew. systemu księgowego.
• Paragon - tak samo: pierwsza akcja kończy się krokiem Wygeneruj paragon, a druga startuje wyzwalaczem Paragon(dodanie/usunięcie), ma warunek Posiada paragon i krok Prześlij paragon do zew. systemu księgowego.
• Korekty - do jednej faktury możesz wystawić wiele korekt. Każdą prześlij zaraz po wystawieniu, zanim wystawisz następną.

W tej samej karcie każde przesłanie ma swoją ikonę. Po najechaniu na nią widzisz konto, stan i datę:

• W trakcie przesyłania - dokument jest wysłany, czekamy na potwierdzenie od wFirma.
• Przesłano pomyślnie - dokument jest w wFirma. Kliknij ikonę, żeby go pobrać albo otworzyć.
• Błąd podczas przesyłania - dokument nie trafił do wFirma. Pod stanem widzisz powód błędu.

Jak dokument trafia do wFirma

• Od razu - wFirma odpowiada od razu, więc dokument ma stan Przesłano pomyślnie albo Błąd podczas przesyłania zaraz po wysłaniu.
• Numer i daty - numer nadaje wFirma. Datę wystawienia, datę sprzedaży i termin płatności bierzemy z dokumentu w Ritevo.
• PDF - kliknięcie ikony pobiera PDF wygenerowany przez wFirma.
• Stawki VAT - wFirma przyjmuje od nas 23%, 8%, 5%, 0%, WDT, Zw. i O.o, a stawki OSS dobieramy według kraju kupującego. Dokument z inną stawką nie zostanie przesłany - zobaczysz błąd Stawka podatku nie jest wspierana.

Wymaga ponownego połączenia

Ten stan pojawia się, gdy wFirma przestała akceptować klucze API - na przykład po ich usunięciu w panelu wFirma. Do czasu podania nowych kluczy dokumenty nie trafią do wFirma.

1. W panelu wFirma wygeneruj nowe klucze API - tak samo jak przy pierwszym podłączeniu.
2. Na stronie integracji kliknij Zaktualizuj dane logowania, wklej oba klucze i zatwierdź. Sprawdzamy je w wFirma - klucze muszą mieć dostęp do tej samej firmy. Poprawne odświeżą połączenie, a ustawienia i historia przesłanych dokumentów zostają bez zmian.

Usunięcie integracji

Usuń integrację wyłącza integrację w Ritevo. Dokumenty przesłane wcześniej zostają w wFirma. Przywróć integrację włącza ją z powrotem.

Czego integracja nie robi

• Nie przesyła korekt faktur.
• Nie zmienia ani nie usuwa w wFirma dokumentów, które już tam trafiły.
• Nie pobiera dokumentów z wFirma do Ritevo.