Faktury, paragony i korekty

Ritevo wystawia dokumenty sprzedaży prosto z zamówień: faktury VAT, paragony i korekty faktur. Dane bierzemy z zamówienia, a numer, stawki VAT, daty i dane sprzedawcy - z numeracji, czyli zestawu ustawień, który wybierasz przy wystawianiu. Gotowy dokument pobierzesz jako PDF i prześlesz do integracji księgowej.

Rodzaje dokumentów

• Faktura VAT - ma termin płatności, kody GTU i procedury.
• Paragon - nie ma terminu płatności. Paragon możesz też wydrukować na drukarce fiskalnej.
• Korekta faktury - poprawia wystawioną fakturę: dane sprzedawcy, dane nabywcy albo pozycje. Wystawiasz ją tylko do faktury.

Wystawianie

Fakturę i paragon wystawiasz na trzy sposoby. Za każdym razem wybierasz numerację, według której powstanie dokument:

• W zamówieniu - w karcie Wystawione dokumenty kliknij Utwórz fakturę albo Utwórz paragon i wybierz numerację z listy.
• Na liście zamówień - zaznacz zamówienia i kliknij ikonę Utwórz faktury albo Utwórz paragony. Naraz do 1000 zamówień. Zamówienia, które mają już dokument tego rodzaju, pomijamy.
• Automatycznie - krokiem Wygeneruj fakturę albo Wygeneruj paragon w akcjach dla zamówień.

Nabywcą są dane firmy z zamówienia, czyli dane do faktury (nazwa, NIP, adres). Danych kupującego nie podstawiamy - jedynym wyjątkiem jest numer identyfikacyjny osoby, który bierzemy z danych kupującego. Jeśli zamówienie nie ma danych firmy, dokument nie ma nabywcy - uzupełnij dane w zamówieniu albo krokiem Zaktualizuj dane firmy danymi kupującego w akcjach dla zamówień przed wystawieniem. Sprzedawcą jest firma wpisana w numeracji. Pozycje to produkty z zamówienia z ilością i ceną brutto, a przesyłka trafia na dokument według ustawień numeracji. Kwota zapłacona i waluta pochodzą z płatności zamówienia.

Numeracje

Numeracja to zapisany zestaw ustawień dokumentu: wzór numeru, stawki VAT, przesyłka, daty, płatność i dane sprzedawcy. Znajdziesz je w Zamówienia → Rozliczenia, przycisk Ustawienia numeracji. Możesz mieć do 50 numeracji razem z domyślnymi, na przykład osobną dla sprzedaży za granicę. Rodzaju dokumentu numeracji nie zmienisz po utworzeniu.

Nową numerację dodasz przyciskiem Dodaj nową numerację - wybierasz rodzaj dokumentu: Faktura VAT, Korekta faktury albo Paragon. Numeracja powstaje z ustawieniami domyślnymi, które zmienisz w jej szczegółach.

Każda firma dostaje na start po jednej domyślnej numeracji dla faktur, paragonów i korekt. Domyślnej numeracji nie usuniesz, tak samo jak numeracji, której używa już jakiś dokument.

Format numeracji

W polu Format numeracji wpisujesz wzór numeru. Zwykły tekst przepisujemy bez zmian, a znaczniki zamieniamy na wartości:

Wzór FV/#N/#MM/#YYYY daje numery FV/000001/03/2026, FV/000002/03/2026 i tak dalej. Domyślne wzory to FV/#N/#MM/#YYYY dla faktur, P/#N/#MM/#YYYY dla paragonów i K/#N/#MM/#YYYY dla korekt. Wielkość liter w znacznikach ma znaczenie.

Licznik jest wspólny dla wszystkich numeracji tego samego rodzaju dokumentu. Jeśli masz dwie numeracje faktur, na przykład FV/... i FE/..., numery idą jednym ciągiem: FV/000001, FE/000002, FV/000003.

Stawki VAT

Stawkę dla produktów ustawiasz w numeracji w polu Stawka VAT:

• Z przypisaną stawką VAT produktu - każda pozycja dostaje stawkę, którą ma w zamówieniu. Domyślne ustawienie.
• OSS (Stawka VAT obowiązująca w kraju dostawy) - stawka kraju, do którego jedzie paczka. Więcej w sekcji OSS.
• Własna stawka VAT - jedna stawka dla wszystkich produktów, wybrana w polu Własna stawka VAT.

Przesyłka ma osobne pole Stawka VAT dla przesyłki:

• Proporcjonalnie do produktów - przesyłka dostaje tę stawkę VAT, której pozycje mają największy udział w wartości brutto produktów na dokumencie (po pominięciu cen). Gdy na dokumencie nie ma produktów - 0%. Domyślne ustawienie.
• OSS (Stawka VAT obowiązująca w kraju dostawy) - jak dla produktów, według kraju dostawy.
• Własna stawka VAT - stawka wybrana w polu Własna stawka VAT dla przesyłki, domyślnie 23%.

Oprócz zwykłych stawek procentowych są trzy stawki specjalne:

• Zw. - stawka zwolniona, na dokumencie „zw.".
• O.o - odwrotne obciążenie, na dokumencie „n.p.".
• WDT - stawka 0% oznaczona jako WDT. Więcej w sekcji WDT.

OSS

Przy ustawieniu OSS Ritevo samo dobiera stawkę VAT według kraju dostawy zamówienia. Tak ją włączysz:

1. W Zamówienia → Rozliczenia kliknij Ustawienia numeracji i dodaj numerację faktur albo paragonów, na przykład ze wzorem OSS/#N/#MM/#YYYY.
2. W polu Stawka VAT wybierz OSS (Stawka VAT obowiązująca w kraju dostawy).
3. W polu Stawka VAT dla przesyłki też wybierz OSS (Stawka VAT obowiązująca w kraju dostawy), żeby przesyłka miała tę samą stawkę co produkty.
4. Tę numerację wybierasz przy wystawianiu dokumentu - ręcznie albo w kroku akcji, na przykład z warunkiem Kraj dostawy jest.

Stawkę bierzemy z kraju adresu dostawy, nie z adresu kupującego. Używamy podstawowych stawek VAT (bez obniżonych). Dokument jest oznaczony jako OSS tylko wtedy, gdy OSS wybrano w polu Stawka VAT dla produktów; samo oznaczenie nie jest drukowane na PDF. Stawki według stanu na październik 2026:

WDT

Stawka WDT to 0% z oznaczeniem WDT. Ritevo nie ustawia jej samo - dostaje ją dokument z numeracji, w której ją wybierzesz:

1. Dodaj numerację faktur, na przykład ze wzorem WDT/#N/#MM/#YYYY.
2. W polu Stawka VAT wybierz Własna stawka VAT, a w polu Własna stawka VAT - WDT.
3. W polu Stawka VAT dla przesyłki wybierz Własna stawka VAT, a w polu Własna stawka VAT dla przesyłki - WDT.
4. Tę numerację wybierasz przy wystawianiu faktury. Numer VAT nabywcy bierzemy z danych firmy w zamówieniu i nie sprawdzamy go.

Pozostałe ustawienia numeracji

Poza numerem i stawkami numeracja decyduje o tym, co jeszcze trafia na dokument.

Przesyłka

• Nie uwzględniaj przesyłki - dokument ma tylko produkty.
• Zawsze uwzględniaj przesyłkę - przesyłka jest osobną pozycją, także gdy kosztuje 0. Domyślne ustawienie.
• Uwzględniaj, jeśli koszt wysyłki jest powyżej 0 - darmowa przesyłka nie trafia na dokument.
• Dodaj koszt przesyłki do ostatniego produktu - koszt przesyłki rozkładamy na sztuki ostatniej pozycji zamiast dodawać osobną: 4 sztuki po 5 zł i przesyłka 20 zł dają 4 sztuki po 10 zł. Jeśli koszt nie dzieli się równo na grosze, resztę groszy dostaje jedna wydzielona sztuka (3 sztuki po 5 zł i przesyłka 20 zł: 2 po 11,66 zł i 1 po 11,68 zł), więc suma zawsze zgadza się z zamówieniem. Przesyłka dostaje wtedy stawkę VAT tej pozycji - pole Stawka VAT dla przesyłki nie ma znaczenia. Jeśli wszystkie produkty zostaną pominięte, przesyłki nie ma na dokumencie.

Pozycja przesyłki nazywa się tak jak metoda dostawy z zamówienia. W polu Prefiks dla dostawy możesz dopisać przed nią tekst, na przykład „Dostawa: ".

Pomijanie produktów z cenami

• Uwzględnij wszystkie ceny - na dokument trafiają wszystkie produkty z ceną. Pozycje bez ceny pomijamy zawsze. Domyślne ustawienie.
• Pomiń ceny równe 0 - bez gratisów i pozycji za 0.
• Pomiń ceny ujemne - bez rabatów zapisanych jako osobne pozycje z ujemną ceną.
• Pomiń ceny równe 0 i ujemne - oba naraz.

Daty i płatność

• Data sprzedaży taka jak data wystawienia - data sprzedaży to dzień wystawienia dokumentu.
• Data sprzedaży taka jak data płatności (lub aktualna) - dzień opłacenia zamówienia, a jeśli nie jest opłacone - dzień wystawienia.
• Data sprzedaży taka jak data zamówienia - dzień złożenia zamówienia. Domyślne ustawienie.

Datą wystawienia jest zawsze chwila utworzenia dokumentu. Termin płatności liczymy od niej - wybierasz go z listy: Brak terminu (dokument nie ma terminu płatności), Termin płatności na dzień wystawienia albo od 3 do 120 dni (domyślnie 14 dni). Paragon nie ma terminu płatności. Metodę płatności ustawiasz w polu Ustawienia płatności:

• Z zamówienia - metoda płatności z zamówienia, a gdy jej brak - Inne. Domyślne ustawienie.
• Własne ustawienie - stała metoda wybrana w polu Metoda płatności, na przykład Przelew.

Dane wystawcy i dodatkowe

• Dane wystawcy - Nazwa wystawcy i Miasto wystawienia. Puste pola nie pojawiają się na dokumencie.
• Dane firmy - dane sprzedawcy, tylko w numeracji faktur i paragonów. Korekta bierze sprzedawcę z faktury.
• Podstawowa jednostka miary (np. szt, kg, usł) - jednostka każdej pozycji. Domyślnie „szt.".
• Kody GTU i Procedury - oznaczenia zapisywane w fakturach i korektach i przekazywane do integracji księgowej. Nie są drukowane na PDF.
• Dodatkowe informacje na fakturze (jeśli dostępne) - stały tekst zapisywany w dokumencie i przekazywany do integracji księgowej. Nie pojawia się na PDF wygenerowanym przez Ritevo.

Edycja i usuwanie

• Edycja - w szczegółach dokumentu zmienisz dane sprzedawcy, dane nabywcy i pozycje (dodasz, poprawisz, usuniesz). Kwoty netto, VAT i sumy przeliczamy po każdej zmianie. Jeśli dokument wystawiono bez danych nabywcy, dopiszesz je tutaj.
• Usuwanie - usunięty dokument znika z zamówienia, ale zostaje na liście Rozliczenia oznaczony jako usunięty, i można wystawić nowy. Faktury z korektą nie da się usunąć - najpierw usuń korekty. Naraz usuniesz do 1000 dokumentów; jeśli choć jedna z wybranych faktur ma korektę, nie usuniemy żadnego.

Korekty

Korektę tworzysz w szczegółach faktury przyciskiem Utwórz korektę albo ikoną przy fakturze na liście Rozliczenia - najpierw wybierasz numerację korekt. Korekta ma własną numerację i własny licznik, a numeracja korekt ma tylko ustawienia płatności, dat, wystawcy, jednostki, kodów GTU i procedur. Zaznaczasz, co poprawiasz:

• Korekta sprzedającego - nowe dane sprzedawcy.
• Korekta kupującego - nowe dane nabywcy.
• Korekta pozycji zamówienia - nowa, pełna lista pozycji. Pozycja, której nie ma na liście, znika z korekty.

Dane sprzedawcy, nabywcy i pozycje, których nie zaznaczysz, przepisujemy z faktury. Daty, metodę płatności, kody GTU, procedury i dane wystawcy bierzemy z numeracji korekt. Powód korekty (do 255 znaków) wpisujesz przy tworzeniu - pole jest opcjonalne, a powód jest drukowany na PDF korekty. Waluta, kwota zapłacona i oznaczenie OSS przechodzą z faktury. Korekt nie wystawisz do paragonu ani do innej korekty, a automatyzacje ich nie tworzą.

PDF, druk i księgowość

• PDF - każdy dokument pobierzesz jako PDF wygenerowany przez Ritevo, także po usunięciu; plik nazywa się jak numer dokumentu. Korekta pozycji pokazuje tabelę pozycji przed i po korekcie oraz różnicę w podsumowaniu VAT i kwocie do zapłaty. Korekta danych sprzedawcy albo nabywcy pokazuje te dane przed i po korekcie.
• Druk - paragon wydrukujesz na drukarce podłączonej przez Ritevo Printer. Faktur i korekt na razie nie drukujemy.
• Księgowość - dokument prześlesz do integracji księgowej w jego szczegółach, w karcie Zew. systemy księgowe, a fakturę albo paragon także krokiem akcji. Usuniętego dokumentu nie prześlesz. Który rodzaj dokumentu przyjmuje dana integracja, znajdziesz na jej stronie w sekcji integracji.

Dokumenty w automatyzacjach

Akcje dla zamówień potrafią wystawić fakturę albo paragon, usunąć je, przesłać do księgowości i wydrukować paragon. Wyzwalacze reagują na dodanie i usunięcie faktury albo paragonu oraz na ich udane przesłanie do księgowości, a warunki sprawdzają, czy zamówienie ma fakturę, paragon albo korektę, czy dokument został przesłany i czy klient prosi o fakturę. Pełna lista jest w akcjach dla zamówień.

Czego nie robi

• Nie ustawia samo stawki WDT - dostaje ją dokument z numeracji, w której ją wybierzesz.
• Nie sprawdza numeru VAT UE nabywcy.
• Nie przelicza kwot na inną walutę - dokument jest w walucie płatności zamówienia.
• Nie wystawia PDF w innym języku niż polski.
• Nie wysyła dokumentów e-mailem do klienta.
• Opcje Przeliczenie walut, Język dokumentu, Wyświetlanie cen i Pokazuj VAT w ustawieniach numeracji na razie nie zmieniają dokumentu ani PDF.